기획서(화면설계서) 쉽게 작성하는 방법!

5분이면 누구나 따라 할 수 있는 기획서 >_<

 

(아래 내용은 글쓴이가 오늘 오후에도 회사에서 기획서(화면설계서)를 작성할 때 사용한 방법으로 개인의 성향이 상당히 많이 녹아있으며 회사의 기본적인 문서 가이드를 맞춰서 작성했음을 참고 부탁드립니다.)

 

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나는 대학시절에도 PPT를 만드는 것도 좋아하고 발표하는 것도 다른 사람들보다 떨지 않고 좋아하는 편이라 조별과제를 할 때는 조원들이 자료를 찾아주면 해당 내용을 요약하여 PPT를 만들고 발표까지 진행한 경우가 잦았다.

이때까지만 해도 나는 내가 PPT를 깔끔하고 직관적이게 잘 만든다고 생각했었다... (근자감)

중소기업에 맨 처음 입사했을 때 사수인 ○과장님은 자신이 작성한 문서를 전부 다 주시며 계속 보면서 앞으로 해당 업무를 맡게 될 경우 어떤 식으로 문서를 작성할지 생각해보라고 하셨다.

메뉴구조도와 화면설계서의 경우에는 기존에 완성되어 있는 사이트를 보면서 완성본을 그리는 연습을 진행했다.

그런데, 기존에 작성되어 있는 화면설계서의 일부를 지우고 작성을 하려고 하는데 아무리 해도 지워지지 않는 영역이 있었다.

머리글/바닥글/서명 등은 한글문서를 작성할 때 많이 봤으나 PPT에서는 이런 걸 어디서 설정하는지조차 알지 못하여 혼자 발만 동동 구르고 있을 때 과장님이 이 모습을 보셨고 이건 PPT의 기본 중에 기본이라면서 해당 기능을 가르쳐 주셨다.

그 기능은 [슬라이드 마스터]라는 것이었다.

내가 이 부끄러웠던 얘기를 하는 이유는 실제로 슬라이드 마스터 기능을 모르는 학생들이 상당히 많으며, 현재 기획업무를 진행하는 기획자들 중에도 이 기능을 잘 모르는 사람이 있어서이다.

화면설계서를 작성하는데 슬라이드 마스터를 꼭 써야 하는 것은 아니지만 해당 기능을 사용한다면 더 깔끔하고 편리하게 화면설계서를 작성할 수 있다.

지금까지 서론이 너무 길었으므로 빠르게 화면설계서를 작성하는 법을 공유하려고 한다.

(나는 보통 화면설계서에 정책, 프로세스, 스토리보드 등을 다 작성하여 기획서라고 부르기도 한다)

 

 

" 기획서 작성 방법 "

1. 기획서 구성(★★★★★)
가장 먼저 해야 할 일은 내가 맡은 업무를 이해를 하는 것이다. 업무(요구사항)를 이해하여야 해당 업무는 정책 정리가 필요할지? 프로세스 작성이 필요할지? 스토리보드를 그려야 할지? 등에 대해서 가닥이 잡히고 대략적인 목차를 세울 수 있다.

 

2. 표지 작성(★★★★☆)

나는 모든 일에 첫인상이 중요하다고 생각한다. 새로운 사람을 만날 때 대화를 하지 않더라도 첫인상으로 인하여 그 사람에 대한 인식이 굳어지는 경우가 있는 것처럼 문서의 경우에도 딱 첫 페이지가 일목요연하게 정돈되어 있다면 해당 문서에 대한 신뢰감을 얻을 수 있다고 생각한다.

따라서, 나는 표지에 다음과 같은 항목들을 기재하며 내 나름대로 심플하면서 정돈된 느낌으로 작성하는 편이다.

(1) 타이틀 : 본인 파트(업무) 작성 _기획자가 여러 명인 경우 효과적

(2) 제목 : 프로젝트명 작성

(3) 부제 : 프로젝트명을 보완해줄 수 있는 요약정보

(4) 최초 작성일/최종 수정일 : 버전관리를 위해 꼭 필요한 정보이며, 기획기간을 확인할 수 있는 정보

(5) 작성자 관련 정보 : 부서/이름/이메일주소/연락처 등 표기로 인하여 기획담당자 인지 가능

(6) 로고 : 자사 로고

 

3. 공통 양식_슬라이드 마스터(★★☆☆☆)

대략적인 방향성을 잡고 표지까지 만들었다면 본문에서 공통으로 쓰일 문서의 기본 양식을 만들면 된다.

나는 이때 슬라이드 마스터라는 기능을 사용한다. 슬라이드 마스터는 PPT에서 [보기] > [슬라이드 마스터] 경로에 있다. 여기에 정책 공통 양식 / 화면 공통 양식 등을 만들어 두면 실제 본문을 작성할 때 해당 페이지를 불러다 쓸 수 있다.

시간을 단축하고 싶다면 슬라이드 마스터를 이용하라!

4. 버전관리(★★★★★)

프로젝트를 진행하다 보면 기획서를 쓰기 이전에 정책이 변경되거나 추가되는 경우도 존재하지만, 기획서를 다 작성한 이후에 변경되는 경우도 많이 발생한다. 이럴 때 기획서 버전관리를 제대로 하지 않으면 추후 요구사항 이력을 파악하기도 힘들뿐더러 내 기획서를 보는 디자이너/퍼블리셔/개발자/QA들도 혼란을 초래할 수 있다.

 

5. 목차(★★☆☆☆)

기획서 내용이 많다면 간단하게 목차를 만들어 주는 것이 좋다.

 

6. 프로젝트 요약(★★★★★)

기획자의 경우에는 이 프로젝트가 누가 발의하여 어떤 목적으로 왜 진행되고 있는지를 여러 미팅이나 메일 등을 통하여 접하지만 다른 담당자들(디자이너, 개발자 등)의 경우에는 이러한 것들을 알 방법이 없다. 나는 이렇게 목적 및 방향을 공유해주지 않고 업무를 요창하는 것이 아닌 해당 프로젝트를 진행하게 된 이유와 이로 인하여 어떤 것들이 개선되고 어떤 효과가 생길지에 대한 내용을 요약하여 기재하는 편이다.

 

7. 정책 정리(★★★★☆)

새롭게 정책이 추가되거나 변경되는 경우가 있을 때는 해당 내용을 꼭 꼼꼼하게 기입해야 한다. 정책을 정리할 때도 직관성을 높이기 위하여 글만 쭉~ 쓰는 것이 아닌 표나 그림 형태로 넣는 것이 좋다.

8. 프로세스 정리(★★★★☆)

시스템 흐름을 도형으로 표기할 경우에는 기획서를 읽는 사람들의 이해도가 3배 이상 증가할 수 있다. 특히, 경우의 수가 있는 경우(Yes or No)에는 프로세스를 그려보면 확실히 도움이 된다.

9. 화면설계서(스토리보드) 요약(★★☆☆☆)

초기에 화면설계서를 작성했을 때 디자이너/퍼블리셔가 가장 많이 물어봤던 사항이 '100p가 넘는 설계서 중에 제가 해야 하는 부분은 어디인가요?'라는 것이었다. 사실 각 페이지마다 디자인/퍼블이 필요하다고 작성하였지만 그들은 그러한 수고를 조금 덜 하고 싶었던 것 같다. 따라서, 나는 화면설계서를 다 작성하고 난 뒤에 전체를 표 형태로 구성하여 각 페이지 코드별로 디자인/마크업이 필요한지 여부를 기재하는 편이다.

10. 화면설계서 작성(★★★★☆)

화면설계서는 어떤 프로젝트냐에 따라 다른 레이아웃으로 작성한다. 레이아웃은 슬라이드 마스터를 통해 미리 등록해두고 시기적절하게 선택해서 사용하면 된다.

화면설계서를 작성할 때는 꼭! 설명을 상세하게 써주는 것이 좋다. 또한, 버전관리를 위하여 자기만의 방식으로 버전별로 추가/수정 등의 표기를 해주면 다음에 기획서를 봤을 때 보다 빠르게 이해가 되고 남을 이해시킬 수 있다. (3번 이미지 우측 잘린 부분에는 어떤 사항이 수정되었는지도 기재)
1) PC/Mobile이 같이 수정되는 경우

2) 관리자시스템(ADMIN)만 수정되는 경우

3) 디스크립션(설명)을 많이 작성해야 하는 경우

11. 이슈사항 정리(★★★★☆)

프로젝트를 진행하다 보면 상위자나 업무 요청자에게 확인을 받아야 하는 사항이 존재하며, 디자인~QA 업무적으로 진행이 불가능한 경우 등이 존재할 수 있다. 이때 이러한 사항들은 메일이나 구두로 상위자/업무 요청자에게 전달해야 하지만 다른 TF들에게도 공유해주고 추후를 대비하여 issue tracking 부분을 만들어서 작성해주면 좋다.

* 마지막으로 내가 생각하는 잘 작성한 기획서란?직접 구두로 설명을 해주지 않더라도 기획서를 보면서 프로젝트의 목적, 효과, 정책, 프로세스, 화면 등을 쉽게 이해할 수 있는 것이 아닐까 조심스레 생각을 한다.

(실제 작성한 기획서를 그대로 첨부하고 싶었으나 각 회사의 업무기밀이 있는 부분도 존재하여 가리고 올린 점 양해 부탁드려요)

 

 

 

 

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