기획자가 알아두면 좋은 문서①

SI업체에서 작성했던 관리산출물

 

앞의 글에서 잠깐 얘기를 했지만 나는 SI기업에서 약 4년간 근무를 한 적이 있다.

민간기업을 대상으로도 프로젝트를 진행하였고 공공기관을 대상으로도 프로젝트를 진행하였다.

 

민간기업 대상으로 프로젝트를 하는 게 좋을까? 공공기관 대상으로 프로젝트를 하는 게 좋을까?

사람마다 다르게 느낄 테지만 나는 공공기관 대상으로 프로젝트를 하는 것이 더 좋았다.

그 이유는... 나중에 다른 게시글을 통해 자세하게 설명을 해주겠다!

 

그렇다면 SI 업무를 하다 보면 기획자는 어떤 문서를 작성해야 하는지 궁금해하는 사람들이 많이 있을 것 같아서 산출물과 관련된 글을 쓰게 되었다.

아래 있는 많은 산출물 이외에도 내가 작성해보지 않은 산출물이 많을 수 있다는 점만 참고하면 될 듯하며, 실제로 이렇게 많은 산출물을 작성하지도 않는다.

공공기관을 대상으로 큰 금액의 사업을 진행하면 '감리'라는 것을 꼭 해야만 하는데 그때는 아래 문서 이외의 것들도 해야 하지만 일반적인 프로젝트에서는 이중 절반 정도만 잘해도 넘어가는 편이다.

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1. RFP(제안요청서)

: 용역 회사와 시스템 공급사 등 제안 업체들에게 제안 요청을 하는 것으로, 간략하게 표현하면 '이러한 기능이 포함된 시스템을 어느 정도 금액 범위 내에서 이때까지 만들어주실 분 찾습니다!'라는 문서이다.

 

2. 제안서

: 상품 및 서비스를 제공하는 기업이 자신이 사업을 어떻게 수행할 것인가에 대해 포괄적으로 정리한 자료로서, 보통 RFP를 보고 거기서 요청한 기능이나 인력 구성, 유지보수계획 등에 맞게 작성하여 '우리 너희 사업에 참여할래!'라고 신청하는 문서이다.

 

3. 착수계

:  용역 대행 착수 시 작성하는 문서로 사업 계약에 따른 시작을 문서상으로 알리는 용도로 사용된다.

 

4. 산출물 관리대장

: 프로젝트를 진행함에 있어 어떤 산출물까지 작성하고 고객사에 제공할 건지에 대한 문서이다.

 

5. 인력투입계획서

: 프로젝트 착수시점에 투입하려는 인력 구성과 업무 등에 대해 작성하는 문서이며, 사업수행계획서와 함께 전달해야 하는 문서로 알고 있다.

 

6. WBS(일정관리)

: 일을 세분화하여 일정을 짜서 역할 분담을 한 문서로 프로젝트를 관리할 때 일정관리 기능으로 많이 사용하는 편이다.

 

7. 사업수행계획서

: 이 문서는 내가 제일 쓰기 싫어하던 문서이기도 한데 간단히 설명하면 프로젝트를 시작하기에 앞서 미리 해당 일에 대한 계획을 세우는 문서를 말한다. 이 문서는 사업을 성실하게 수행할 것임을 증빙하는 자료로 나중에 이 계획서를 바탕으로 사업이 정상적으로 종료되었는지를 확인하기도 하므로 대충 쓰거나 거짓, 과장해서 쓰는 것은 삼가는 것이 좋다.

 

8. 장애 및 유지보수 계획서

: 보통 새로운 시스템을 구축하거나 리뉴얼을 하고 나면 최소 3개월에서 1년 정도씩 유지보수를 해주게 된다. 시스템 구축을 요청한 업체 입장에서는 '만약 장애가 날 경우 어떻게 대처를 해줄 건지', '유지보수는 어떤 식으로 할 건지'에 대한 궁금증이 있는데 이를 문서화시켜 고객사에서 보여준다.

 

9. 진척관리대장

: 계획 대비 실제 수행률이 어느 정도인지를 나타내는 문서로 보통 주간보고를 진행할 때 많이 활용한다. 기본적으로 WBS를 기반으로 계획을 세우고 일/주/월 단위로 진척현황을 표기해 진척률을 확인한다.

 

10. 인력관리대장

: 프로젝트에 참여하는 인력 구성원과 담당업무, 투입 시기 등에 대해서 기입하는 문서이며, 인력 구성이 변경된  경우에는 인력관리대장에 기입하고 공문이나 기타 문서 등을 통해서 증빙을 하는 편이다.

 

11. 회의록

: 단어 그대로 회의에서 주고받은 의견이나 결정된 사항, 특이사항을 기재하는 문서이다. 추가적으로 사람의 기억은 변질되고 요구사항은 계속 변할 수 있으니 회의록은 최대한 꼼꼼하게 작성하고 경우에 따라서는 녹음을 하는 것도 추천한다.(회의 참석자 동의필요)

 

12. 착수/중간/완료보고서

: 일반적으로 프로젝트를 참여하는 시점, 사업 중반 시점, 완료 시점에 보고서를 한다. 기본적으로 PPT를 이용하여 발표를 하지만 때에 따라 생략을 하기도 하고 문서는 형식상으로만 만들고 실제 산출물(디자인, 퍼블, 개발)을 통해서 진행하기도 한다.

 

13. 주간/월간보고서

: 프로젝트를 진행하면 주 단위, 월 단위로 보고를 해야 하는데 그때 작성하는 문서이다. 기본적으로 이번 주에 진행한 업무와 차주에 진행할 업무, 특이사항 등을 기재한다.

 

14. 위험이슈관리대장

: 프로젝트를 진행함에 있어 아직 발생되지 않았거나 발생될 가능성이 있는 것, 발생된다면 프로젝트에 차질이 생기는 것 등에 대해서 기재하는 문서이다. 보통 이슈가 발생하면 이를 클라이언트와 공유하고 해결하거나 피해 가는 방향을 택하며 이렇게 결정한 근거와 의사소통한 담당자들에 대해서도 함께 회의록이나 위험이슈관리대장에 기재해야 한다.

 

15. 요구사항정의서

: 단어 그대로 고객의 요구를 정리하는 문서이다. 보통 요구분류, 요구사항ID, 요구사항명, 요구사항내용, 수용여부, 우선순위, 요구적용일자 등으로 구성한다.

 

16. 요구사항추적표

: 보통 RFP와 제안서를 바탕으로 프로젝트에 착수하지만 실제 현업 담당자들은 RFP에 있는 내용과 상충되는 얘기를 하는 경우가 있다. 감리가 있는 프로젝트는 달성률을 RFP에 있는 내용으로 하기 때문에 RFP에 있는 내용이 어떤 식으로 왜, 누구와 협의해서 바꿨는지에 대해서 추적표를 만드는 것을 말한다. 기본적인 구성은 RFP 내용-요구사항정의서-이후 변경된 부분 순으로 구성하면 된다.

이외에도 장비반출입 관리대장, 수신자료 관리대장, 검사기준서, 변경관리대장, 품질관리계획서, 품질관리대장 등의 문서가 있다.

 

 

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Q) 실제 기획자가 기획/설계를 하면서 작성해야 하는 문서는?